The Cognitive Artisan - Phần 4: Nền kinh tế Memo: Vận hành Tổ chức Ưu tiên Viết (Writing-First)
Mở rộng phương pháp luận ưu tiên viết từ cá nhân ra văn hóa doanh nghiệp
Phần 4 của loạt bài 4 phần "The Cognitive Artisan"
Vào cuối những năm 2010, một sự thay đổi tinh tế nhưng sâu sắc đã diễn ra trong tầng lớp thượng lưu của các công ty công nghệ tăng trưởng nhanh. Trong khi phần còn lại của thế giới kinh doanh đang chìm trong "Zoom fatigue" (sự mệt mỏi vì họp trực tuyến) và trò chơi xếp hình lịch họp (calendar tetris), một nhóm các tổ chức chọn lọc — Stripe, GitLab, Amazon và Automattic — đã âm thầm hoạt động trên một tần số khác. Họ không chỉ là làm việc từ xa (remote); họ là tổ chức dựa trên văn bản (written).
Trong nhiều thập kỷ, đơn vị mặc định của năng suất doanh nghiệp là cuộc họp. Nếu cần đưa ra quyết định, một lời mời họp sẽ được gửi đi. Nếu một chiến lược cần sự thống nhất, một bộ slide (slide deck) sẽ được chuẩn bị. Nhưng khi các tổ chức mở rộng quy mô, "truyền thống truyền miệng" này bắt đầu sụp đổ dưới sức nặng của chính nó. Thông tin bị mai một khi truyền từ người này sang người khác. Các quyết định được đưa ra trong cuộc họp bốc hơi ngay khi cuộc gọi video kết thúc. "Nền kinh tế Họp hành" (Meeting Economy) đang trở thành một loại thuế đánh vào sự đổi mới.
Hãy làm quen với Nền kinh tế Memo (The Memo Economy).
Ranh giới cuối cùng của một "Nghệ nhân Nhận thức" (Cognitive Artisan) không phải là sự tinh thông của cá nhân, mà là sự chuyển đổi của tổ chức. Đó là sự chuyển đổi từ văn hóa nói chuyện chóng vánh sang văn hóa viết bền vững. Mô hình vận hành này không đơn thuần là cắt giảm các cuộc họp; mà là nâng cao nền tảng nhận thức của toàn bộ doanh nghiệp.
ROI của sự chặt chẽ trong giao tiếp bất đồng bộ (Asynchronous)
Sự phản đối phổ biến nhất đối với văn hóa ưu tiên viết là tốc độ. "Viết mất quá nhiều thời gian," những người hoài nghi lập luận. "Nhảy vào một cuộc gọi sẽ nhanh hơn."
Đây là một ảo giác về vận tốc. Nói nhanh hơn viết, nhưng đọc lại nhanh hơn nghe.
Khi một quản lý dành 30 phút để giải thích một khái niệm cho năm người trong một cuộc họp, điều đó tiêu tốn 2,5 giờ thời gian của doanh nghiệp. Nếu cùng một quản lý đó dành 45 phút để viết một bản memo rõ ràng, có cấu trúc, và năm thành viên trong nhóm dành 10 phút để đọc nó, tổng chi phí thời gian là khoảng 2,2 giờ — một khoản tiết kiệm, đúng vậy, nhưng ROI thực sự nằm ở khả năng tái sử dụng. Bản memo đó có thể được đọc bởi năm nhân viên mới tiếp theo mà không tốn thêm bất kỳ thời gian nào của người viết. Cuộc họp thì không làm được điều đó.
Đây chính là Asynchronous Arbitrage: đầu tư nỗ lực có độ trễ cao (viết) để đạt được sự tiêu thụ có độ trễ thấp (đọc) ở quy mô lớn.
Nghiên cứu về khoa học quản trị ưu tiên làm việc từ xa (remote-first) ủng hộ điều này. Các nhóm hoạt động trên quy trình làm việc bất đồng bộ báo cáo mức giảm họp từ 50% đến 80%. Nhưng chỉ số quan trọng hơn là vận tốc quyết định (decision velocity). Trong văn hóa truyền miệng, các quyết định thường yêu cầu phải tranh luận lại vì bối cảnh ("Tại sao chúng ta lại quyết định điều này?") bị mất đi. Trong văn hóa ưu tiên viết, quyết định và nguồn gốc của nó được đóng băng theo thời gian, ngăn chặn những "quyết định thây ma" (zombie decisions) cứ mãi ám ảnh không chịu biến mất.
Doanh nghiệp ưu tiên Sổ tay (Handbook-First): Bài học từ GitLab
Nếu có một "chén thánh" của tổ chức ưu tiên viết, thì đó chính là GitLab Handbook. Với hơn 2.000 trang, nó không phải là một cuốn sổ tay nhân sự; nó là hệ điều hành của công ty.
GitLab, một người tiên phong trong việc làm việc từ xa hoàn toàn, hoạt động theo một nguyên tắc cấp tiến: "Nếu nó không có trong sổ tay, nó không tồn tại."
Đây không phải là một lời gợi ý; nó là một giao thức. Nếu một quyết định được đưa ra trong một luồng trao đổi trên Slack, nó không chính thức cho đến khi được hợp nhất (merge) vào sổ tay. Nếu một quy trình được thay đổi trong một cuộc gọi Zoom, nó vô hiệu cho đến khi tài liệu được cập nhật. Cách tiếp cận này giải quyết vấn đề "Hidden Factory" (Nhà máy ẩn) — sự tích tụ của kiến thức bộ lạc vốn chỉ tồn tại trong đầu của những nhân viên lâu năm.
Bằng cách vận hành sổ tay như một sản phẩm sống động, năng động thay vì một kho lưu trữ tĩnh, GitLab đã đạt được một điều hiếm thấy: onboarding tự phục vụ. Các kỹ sư mới không cần phải gõ vai một nhà phát triển cấp cao để hỏi cách triển khai mã nguồn; họ chỉ cần truy vấn văn bản. Việc tách rời thông tin khỏi danh tính cá nhân cho phép tổ chức mở rộng quy mô nhân sự mà không làm tăng chi phí quản lý theo đường thẳng.
Stripe, Amazon, và sự kết thúc của những bộ Slide
Trong khi GitLab giải quyết tầng quy trình, Amazon và Stripe giải quyết tầng quyết định.
Jeff Bezos nổi tiếng với việc cấm PowerPoint trong các cuộc họp điều hành vào năm 2004, thay thế chúng bằng các bản memo tự sự (narrative memos) dài sáu trang. Lý lẽ của ông bắt nguồn từ khoa học nhận thức: các gạch đầu dòng (bullet points) có độ phân giải thấp. Chúng cho phép người trình bày che giấu các lỗ hổng logic đằng sau sự lôi cuốn và đồ họa đẹp mắt. "PowerPoint," Bezos lưu ý, "dễ cho tác giả nhưng khó cho khán giả."
Một bản memo tự sự thì ngược lại. Nó mệt mỏi cho tác giả nhưng không tốn sức cho khán giả. Nó buộc người viết phải xây dựng một tư duy hoàn chỉnh, kết nối nguyên nhân và kết quả, và dự đoán các lập luận phản bác.
Stripe, dưới sự lãnh đạo của Patrick Collison, đã tiến thêm một bước nữa. Văn hóa viết của họ mang tính "phân mảnh" (fractal) — nó áp dụng cho các tài liệu chiến lược của CEO cũng như tài liệu API của kỹ sư cấp dưới. Tại Stripe, viết không phải là một nhiệm vụ hành chính; nó là giao diện chính của sự cộng tác.
Điều này dẫn đến một nghi thức độc đáo được gọi là "Phòng tự học" (The Study Hall). Các cuộc họp tại các công ty này thường bắt đầu bằng 15 đến 30 phút im lặng tuyệt đối. Những người tham gia ngồi và đọc bản memo. Chỉ sau khi mọi người đã tiếp nhận dữ liệu thì cuộc thảo luận mới bắt đầu.
Tác động của nghi thức này rất sâu sắc:
- Sân chơi bình đẳng: Nó vô hiệu hóa tiếng nói lớn nhất trong phòng. Người hướng nội viết được một bản memo xuất sắc sẽ có nhiều ảnh hưởng hơn người hướng ngoại giỏi ứng biến.
- Bối cảnh chung: Mọi người bắt đầu cuộc thảo luận từ cùng một bộ dữ liệu thực tế.
- Tư duy bậc cao: Thời gian họp được dành để tranh luận về các sắc thái và hệ quả của ý tưởng, thay vì làm rõ những điều cơ bản.
Rào cản văn hóa: Vượt qua truyền thống truyền miệng
Chuyển sang văn hóa ưu tiên viết là một hành động quyết liệt chống lại hiện trạng. Nó vấp phải sự kháng cự vì viết thực chất là một "huyết thanh sự thật" cho năng lực.
Trong văn hóa truyền miệng, một quản lý có thể hoa chân múa tay, sử dụng các từ ngữ đao to búa lớn (buzzwords), và rời cuộc họp với cảm giác mọi người đều đã "thống nhất" mặc dù không có kế hoạch cụ thể nào. Trong văn hóa văn bản, tư duy mơ hồ sẽ bị lộ diện ngay lập tức trên trang giấy. Như câu châm ngôn: "Bạn không thể nói dối trình biên dịch (compiler), và bạn không thể nói dối một trang giấy trắng."
Các nhà lãnh đạo thực hiện quá trình chuyển đổi này phải chuẩn bị cho "Cơn hoảng loạn trang giấy trắng" (Blank Page Panic). Những nhân viên vốn là những người nói giỏi có thể suy sụp khi bị buộc phải trình bày chiến lược của mình trong 1.500 từ.
Để giảm bớt sự ma sát này, tổ chức phải coi việc viết không phải là một bài kiểm tra, mà là một công cụ để tư duy (như đã khám phá ở Phần 2). Các nhà lãnh đạo phải làm gương. Nếu CEO gửi một email ba dòng gạch đầu dòng để thông báo về một sự thay đổi chiến lược (pivot), văn hóa đó sẽ thất bại. Nếu CEO xuất bản một bài phân tích 2.000 từ phân tích các sự đánh đổi, điều kiện thị trường và các rủi ro, văn hóa sẽ phát triển theo.
Tuyển dụng những Nghệ nhân Nhận thức
Nếu bạn muốn có một tổ chức ưu tiên viết, bạn không thể giải quyết hoàn toàn bằng đào tạo; bạn phải giải quyết từ khâu tuyển dụng.
Hầu hết các bản mô tả công việc đều liệt kê "kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ" như một yêu cầu. Trên thực tế, điều này thường có nghĩa là "nói năng lưu loát và dễ làm việc cùng." Nó hiếm khi có nghĩa là "có thể xây dựng một lập luận logic chặt chẽ bằng văn xuôi."
Để vận hành mô hình "Nghệ nhân Nhận thức", các công ty đang bắt đầu đưa Kiểm tra Kỹ năng Viết (Writing Audits) vào quy trình phỏng vấn kỹ thuật.
- Bài tập tình huống bất đồng bộ: Thay vì thử thách lập trình trên bảng trắng (vốn kiểm tra hiệu suất dưới áp lực), các ứng viên được giao một vấn đề kiến trúc phức tạp và 24 giờ để viết một tài liệu thiết kế (design doc). Điều này kiểm tra khả năng suy nghĩ sâu sắc, cấu trúc thông tin và truyền đạt các sự đánh đổi mà không cần sự hỗ trợ của phản hồi thời gian thực.
- Mối tương quan với Nợ kỹ thuật (Technical Debt): Ngày càng có nhiều bằng chứng cho thấy mối tương quan nghịch mạnh mẽ giữa khả năng viết và nợ kỹ thuật. Những kỹ sư viết chú thích (comments) rõ ràng, thông điệp commit rõ ràng và tài liệu rõ ràng thường có xu hướng viết mã nguồn theo dạng mô-đun và có lập luận chặt chẽ. Họ coi mã nguồn là một hình thức giao tiếp với những người bảo trì trong tương lai.
Kết luận: Tương lai được định hình bằng văn bản
Loạt bài "The Cognitive Artisan" bắt đầu bằng việc nhìn vào cá nhân người viết trong thời đại AI. Nó kết thúc tại đây, nhìn vào tổ chức.
Cả hai có mối liên kết không thể tách rời. Khi AI làm giảm chi phí của việc tạo ra văn bản, giá trị của việc cấu trúc tư duy tăng lên. Các tổ chức chiến thắng trong thập kỷ tới sẽ không phải là những tổ chức sử dụng AI để tạo ra nhiều email hơn. Đó sẽ là những tổ chức xây dựng được một văn hóa nơi tư duy của con người được tôn trọng đủ để được viết ra, tinh chỉnh và lưu giữ.
Nền kinh tế Memo không phải về sự quan liêu. Nó là về sự tôn trọng. Đó là về việc tôn trọng thời gian của đồng nghiệp đủ để suy nghĩ trước khi nói. Đó là về việc tôn trọng sự phức tạp trong công việc của bạn đủ để ghi chép lại nó. Và cuối cùng, đó là về việc tôn trọng tương lai của chính công ty bạn đủ để viết nó thành hiện thực.
Phần này kết thúc loạt bài "The Cognitive Artisan".
Bài viết này nằm trong chuyên mục Giải pháp (Solutions) của Viện XPS. Để biết thêm các khung làm việc thực tế về triển khai quy trình làm việc bất đồng bộ và kỹ thuật ưu tiên tài liệu, hãy khám phá kho lưu trữ [SOLUTIONS] của chúng tôi.
